全体像
これまで壁打ちで出た46件を全部入れた形です。過去に死んだ仕組みを調べた結果も反映しています。順番を決めるための資料として見てください。
01
これまで、書く場所と貯まる場所と見る場所が同じものだった。だから片方の都合でもう片方が壊れていました。分けて、真ん中だけを1つにします。
LINE。雑メモ専用のアカウント。秘書とは別に立てる。
思いついた瞬間に、今までどおり送るだけ。分類も期限も聞かれない。長文でも1行でもいい。スマホからもパソコンからも同じ。
ここに送ったものは、流れずに次の層へ届きます。
Googleスプレッドシート1冊。ここだけが正本。他に置き場を作らない。
ファイル（封筒の写真・送り状・PDF）はドライブ。行にリンクを持つ。
中身をいつでも自分で開いて確かめられる。壊れた時に自分で見られることを最優先にしています。
窓。正本に条件をかけて表示し、その場で書き戻せる小さい画面。
Macの付箋、Macの全画面一覧、スマホのアプリ、担当者に渡す画面。全部これ1種類で、違うのは設定の1行だけ。
それとは別に、朝のLINE1通。
02
これまでの仕組みを全部調べました。止まり方に共通の型が5つあります。この5つを潰せていなければ、今回も同じ場所で止まります。
03
スプレッドシート1冊。手で触るのは上の3枚だけで、下は自動で埋まります。
| 関係者マスタ | 顧問先・クライアント・社内・個人。どの事業者が何をするか中身が0件でも見出しとして並ぶ。枠を先に置ける |
| 担当者マスタ | 誰が何を担当するか。窓の絞り込みと権限の元になる |
| 定型マスタ | 「申告」なら 資料依頼→回収→入力→チェック→作成→確認→提出1回登録すれば、次から選ぶだけ |
| 単発 | 1行1タスク。すべての実行はここに集まる |
| 月次 | 行＝やること、列＝2026年9月…と横に伸びるマトリクス列は勝手に増やさない。交点が空いているだけ |
| 週次 | 同じくマトリクス |
| 年次 | 同じくマトリクス |
| トリガー | 条件だけを持つ。まだタスクは立っていない条件が起きたら「立てますか」と出る |
| 受け皿 | LINEに送ったものが届く場所。分類前の状態でそのまま残る |
| いつか | 期限のない、やりたいこと。アイデアもここ |
| 郵送物 | 誰に何を送ったか。写真と送り状はドライブ |
| 窓マスタ | 1行＝窓1枚。何を出すか・並び順・位置・大きさ・色・誰に見せるか・どの列を書けるか |
| 死活 | 朝の1通が届いたか。書き込みが何日ないか |
04
期限が1つだと、ギリギリになるまで動けません。3つに分けます。
| 項目 | 意味 |
|---|---|
| 最終期限 | 落とせない日。ここで叩いても手遅れなので、通知には使わない |
| 着手期限 | いつやるか。カレンダーに時間割として置くのはこれ。叩くのもこれ |
| 依頼日 | 相手待ちが入るものだけ。実質これが本当の締切 |
| 小タスク | 定型マスタから呼び出す。着手期限は小タスクごとに持つ叩く内容が「申告やれ」でなく「資料依頼のメールを投げろ」になる |
| 状態 | 未着手／作業中／待ち／完了。待ちは種類でなく状態。どの種類のタスクも待ちになれる |
| 待ちの中身 | 誰待ち／何日経過／次に催促する日 |
| メモ | 自分で書く欄。長文可。こちらから勝手に文章を入れない |
| 完了日 | いつ終わったか。完了しても行は消えない |
05
分け方は、去年ご自身がLINEに書いていた5つに合わせます。種類ではなく時間軸のほうが、書く時も見る時も頭に近いので。
| 総合（既定） | 優先／今やること／期限／進行中／相手待ち／いつか／未分類種類を混ぜて、今やるべき順に並ぶ。開いた時はここ |
| 種類別 | 単発／週次／月次／年次／トリガー「週次はいまどうか」を見たいとき。月次・年次はマトリクスで出る |
| 機械的に並べる | 着手期限を過ぎたもの → 今日着手 → 相手待ちが長いもの → 最終期限が近い順重要度をこちらが判定しない。外した時に信用されなくなるため |
| 手で固定できる | 「今週はこれ」と決めたものを一番上に置ける |
| 外部モニタあり | 全画面の一覧と、付箋が自動で出る画面の抜き差しを検知する。手で戻す作業をなくす |
| 1画面のとき | 自動で引っ込む。メニューバーに1行だけ残る画面を占領しないので、隠す動機が発生しない |
| スマホ | 同じ窓を全画面で。下に入力欄、上に一覧、上部にタブ |
| 担当者 | その人の担当だけに絞った窓。編集も追加もできるスプレッドシートは共有しない。窓マスタで見せる範囲と書ける列を決める |
| 完了 | 左端の小さいチェック。行クリックでは何も起きない。消えずに【済】と完了日が残る |
| 削除 | 明示的に選んだ時だけ。行は残す。完全に捨てる場所は別に用意する |
| 編集 | 窓の中で直接。メモ・着手期限・状態を変えられる |
| 表示範囲 | 今日／今週／全部を1タップ。並び順も選べる |
06
過去に他のツールで出した指摘を全プロジェクトから洗い出しました。ここに挙げたものは、1つでも破ると使われなくなる実績があります。作る前と作った後に照合します。
07
窓は快適さのためのもので、これとは別です。窓だけ作っても、見なくなった時点で止まります。
| 朝1通 | 今日やる1件だけ。一覧は送らない時刻と本数は変えられる。既定は7時30分 |
| 返事を求める | 読んで終われる通知は効かない。返事がなければ夜にもう1回、3日なければ言い方を変える |
| 置き場所 | Macのlaunchd。今も9か月動き続けている経路を使うClaude Code側の予約機能は、無言で止まった実績があるので使わない |
| 死活の報告 | 届いたことまで記録する。3日来ていなければ別経路で知らせる |
| 立っていない仕事 | 「マスタにあるのに行がない」を毎日見る。勝手に作らず、言うだけ |
| オンオフ | すべての通知を切れる。切ったことは記録して、後から戻せる |
| 予定が破綻したら止める | 着手期限をカレンダーに置く時、その日が埋まっていたら別案を出すか、何かを後ろにずらす |
08
自動でやると事故るところ。全部、出すだけにして、押されたら動きます。
| メモの構造化 | タスクらしきものを抽出して見せる。押されるまで登録しないメモにはタスク以外も混ざるため |
| 確認を溜めない | 抽出した結果を「承認待ち」の箱に置かない。その場で決まる形にする箱を作ると、それ自体が 第二の放置場所になるため |
| 定期タスクの生成 | マスタから勝手に生やさない。行を置くのは人 |
| 月次の列追加 | 勝手に増やさない |
| 小タスクの追加 | 「定型を選ぶ → この小タスクを追加しますか → 押したら入る」 |
| 催促 | 催促のタスクを立てない。「11日返事なし」と出すだけ |
| カレンダー登録 | 勝手に予定を入れない。「この日に2時間置きますか」と出す |
| 型の書き換え | 「前回は回収に3週間かかりました。型を直しますか」と出すだけ |
09
全部を一度に作ると、完成しないまま放置になります。1段目が2週間生き残るのを見てから、次に進みます。
ここまでで「書いたものが流れない」と「叩かれる」が揃います。これが無いまま先に窓を作ると、7月と同じことが起きます。
快適さの層。1段目が生きているのを確認してから作ります。
量の層。ここは順番に足していけます。
着手する時期が来たら。今回のスコープには入れません。
10
廃止済みフォルダと作業用の残骸にある未完了2,549件を捨てていいか
中身の一覧を別途出します。それを見てから判断してください。捨てないなら移し先が必要になり、扱う量が倍変わります。
月次・週次・年次は形が同じなので、3枚に分けるか1枚にまとめるか
分けると見やすいが、同じ書式を3つ保守することになります。1枚にして周期の列で分ける手もあります。
作る順番（09）をこれで進めていいか
第1段階が2週間生き残るのを見てから第2段階に進む、という組み方です。
叩かれ方（数字で淡々と／煽る／優しく押す）と、時刻
仮で「数字で淡々と＋強を1段」「朝7時30分」にしています。2週間動かして本人判定で確定させます。